Σφραγίδα της Χάγης

Τι είναι

Η Σφραγίδα της Συμβάσεως της Χάγης της 05ης Οκτωβρίου 1961 (APOSTILLE) είναι η επισημείωση που καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης των αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων.

Με την επισημείωση (Apostille) βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων και ενδεχοµένως, η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήµατος που φέρει το έγγραφο. Ως εκ τούτου, τα έγγραφα καθίστανται έγκυρα για χρήση στις χώρες που έχουν υπογράψει τη σύμβαση της Χάγης.

Δείτε εδώ τα κράτη που έχουν προσχωρήσει στην Σύμβαση της Χάγης.

Δείτε εδώ τα αρμόδια όργανα κάθε κράτους, συμπεριλαμβανομένης της χώρας μας, για την επίθεση της σφραγίδας Apostille.

Σε ποιά έγγραφα χορηγείται

Σε πρωτότυπα δημόσια έγγραφα ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου.

Ως δημόσια έγγραφα κατά τη Σύμβαση θεωρούνται:

1.   Τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή.

2. Τα διοικητικά έγγραφα συμπεριλαμβανομένων των μη πολιτικών εγγράφων όπως π.χ τα στρατιωτικά, τα εκκλησιαστικά και τα αστυνομικά, καθώς και των Ανεξάρτητων Αρχών.

3. Τα συμβολαιογραφικά έγγραφα.

4. Οι επίσημες βεβαιώσεις που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο (βεβαιώσεις- θεωρήσεις- επικυρώσεις)

Απο ποιους χορηγείται

• ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΕΙΣ

Στην Αποκεντρωμένη Διοίκησης Κρήτης η επισημείωση χορηγείται από νόμιμα εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους σε ΚΑΘΕ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ της χωρικής αρμοδιότητας μας.

Δείτε τα Στοιχεία Επικοινωνίας των αρμοδίων Υπηρεσιών της Α. Δ. Κρήτης ανά Περιφερειακή Ενότητα.

Περιφερειακή Ενότητα Ηρακλείου

Διεύθυνση : Λ. Ικάρου και Σπανάκη 2, 71307, Ηράκλειο (2ος όροφος, γραφείο 207)

Καθημερινά, Δευτέρα έως Παρασκεϋή, εκτός αναγνωρισμένων αργιών, από 9:00 π.μ. έως 14:00 μ.μ.

Όνομα	Τηλέφωνο	E-mail
Αναγνώστου Δήμητρα	2810.278432	d.anagnostou@apdkritis.gov.gr
Δημοπούλου Χρυσάνθη	2810.278457	x.dhmopoulou@apdkritis.gov.gr
Τρυπιδάκη Αριστέα	2810.278458	a.tripidaki@apdkritis.gov.gr
Χουστουλάκης Εμμανουήλ	2810278455	e.xoustoulakis@apdkritis.gov.gr

Περιφερειακή Ενότητα Λασιθίου

Διεύθυνση : Ρ. Καπετανάκη 8, Τ.Κ. 72100, Αγ. Νικόλαος

Όνομα	Τηλέφωνο	E-mail
Γάλλος Στέφανος	28413.05209	s.gallos@apdkritis.gov.gr
Γεροντή Σοφία	28413.05209	s.geronti@apdkritis.gov.gr
Γιωργαλάκη Ιωάννα	28413.05209	i.georgalaki@apdkritis.gov.gr
Μπετεινάκη Ιωάννα	28413.05217	i.beteinaki@apdkritis.gov.gr
Στάμου Λαμπρινή	28413.05209	l.stamou@apdkritis.gov.gr
Ψυλλάκη Μαρία	28413.05217

Περιφερειακή Ενότητα Ρεθύμνου

Διεύθυνση: Χορτάτση 20, Τ.Κ. 74100, Ρέθυμνο

Όνομα	Τηλέφωνο	E-mail
Καφφάτου Όλγα	28310.22135	o.kaffatou@apdkritis.gov.gr
Λαγουδάκη Αθανασία	28310.26929	a.lagoudaki@apdkritis.gov.gr
Σταθουδάκη Μαρία	28310.22135	m.stathoudaki@apdkritis.gov.gr

Περιφερειακή Ενότητα Χανίων

Διεύθυνση : Θεραπευτηρίου 27, Τ.Κ. 73100, Χανιά

Όνομα	Τηλέφωνο	E-mail
Αμπατζής Θεμιστοκλής	28210.23832	t.ampatzis@apdkritis.gov.gr
Βρουβάκη Αικατερίνη	28210.23804	a.vrouvaki@apdkritis.gov.gr
Μαρμαριτσάκη Μαρία	28210.23839	m.marmaritsaki@apdkritis.gov.gr
Μπροκαλάκη Στυλιανή	28210.23828	s.brokalaki@apdkritis.gov.gr
Πρωϊμάκης Νικόλαος	28210.23805	n.proimakis@apdkritis.gov.gr
Φουντουλάκη Νεκταρία	28210.23836	n.fountoulaki@apdkritis.gov.gr

• ΑΙΡΕΤΕΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΕΣ

Επισημειώνουν πάσης φύσης δικαστικά έγγραφα.

Επισημειώνουν έγγραφα των Υπηρεσιών της αιρετής Περιφέρειας.

• ΠΡΩΤΟΔΙΚΕΙΑ

Επισημειώνουν πάσης φύσης δικαστικά έγγραφα.

 

Ειδικότερες κατηγορίες εγγράφων που επισημειώνονται

Δημόσια έγγραφα

• Πιστοποιητικά Γέννησης

• Πιστοποιητικά Οικογενειακής Κατάστασης

• Πιστοποιητικό εγγύτερων συγγενών, γεννήσεως, ταυτοπροσωπίας, εντοπιότητος κτλ

• Άδεια γάµου

• Ληξιαρχικές πράξεις

• Γάµου Ληξιαρχικές

• Πράξεις υιοθεσίας

Προσοχή: Ληξιαρχικές πράξεις ή πιστοποιητικά τα οποία ενδεχομένως να έχουν υποστεί μεταβολές πρέπει να έχουν εκδοθεί  εντός του τελευταίου χρονικού διαστήματος (συνήθως εξαμήνου) και εντός των χρονικών ορίων που θέτουν οι διάφορες υπηρεσίες προκειμένου να επικυρωθούν με τη Σφραγίδα της Χάγης.(βλ. αριθμ. Φ.131360/8297/05-6-2014 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών).

• Δημόσια έγγραφα που έχουν εκδοθεί από Δήμο σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παραγράφου 6.26 & 6.27 του άρθρου 94 του ν.3852/2010 (87Α΄) αφορούν πρόσληψη και αλλαγή επωνύμου, καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου από παιδιά που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων, καθώς και ο εξελληνισμός των ονοματεπωνυμικών στοιχείων Ελλήνων του εξωτερικού, ομογενών αλλοδαπών, που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια και παλιννοστούντων ομογενών, που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.

• Οι Βεβαιώσεις κατάθεσης αιτήσεως για χορήγηση Αδειών Διαμονής (γαλάζιου χρώματος), οι άδειες και τα λοιπά έγγραφα που εκδίδει η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης (δελτία, αποφάσεις κτλ) επικυρώνονται εφόσον έχουν γίνει ακριβή αντίγραφα από την εκδούσα αρχή και φέρουν πρωτότυπη υπογραφή (όχι προεκτυπωμένη ή με σφραγίδα). Οι αντίστοιχες Βεβαιώσεις που χορηγούνται από το Υπουργείο Μεταναστευτικής Πολιτικής, αποτελούν εθνικά έγγραφα πιστοποιήσεως προσωρινής νομίμου διαμονής ετησίας διαρκείας και χρησιμοποιούνται αποκλειστικώς εντός της ελληνικής επικρατείας και δεν επισημειώνονται (υπ’ αριθμ. Φ.338743/28635/18 έγγραφο του Υπουργείου Μεταναστευτικής Πολιτικής).

Πολύγλωσσο πιστοποιητικό ικανότητας γάµου

Δεν χρειάζεται επισημείωση Apostille των πιστοποιητικών ικανότητας γάμου από τα κράτη πέραν της Ελλάδος: Αυστρία, Βέλγιο, Γαλλία, Γερμανία. Ελβετία, Ισπανία, Ιταλία, Λουξεμβούργο, Ολλανδία, Πορτογαλία, Τουρκία τα οποία έχουν κυρώσει τη Σύμβαση για την έκδοση πιστοποιητικών ικανότητας γάμου (Μόναχο, 05-9-1980, με τον Ν.4230/2014 (Φ.Ε.Κ.18 Α’) και κάθε συμβαλλόμενο κράτος εκδίδει το πρότυπο πολύγλωσσο πιστοποιητικό το οποίο φέρει ημερομηνία, υπογραφή και σφραγίδα από την εκδούσα αρχή και έχει διάρκεια ισχύος έξι μηνών από την ημερομηνία της εκδόσεώς του.

Έγγραφα ταυτοποίησης

Ταυτότητες/Διαβατήρια

ΠΡΟΣΟΧΗ: Επισημειώνονται από την Αποκεντρωμένη Διοίκησης εφόσον φέρουν: 1) θεώρηση από οποιοδήποτε αστυνομικό τμήμα με υπογραφή ΜΟΝΟ του Διοικητή του Αστυνομικού Τμήματος  ή  του  Διοικητή  Τμήματος  Ασφάλειας  όπως  επίσης  &  η  θεώρηση  του  γνησίου  της  υπογραφής  του  Διοικητή  αυτού,  από  ένα  ανώτερο  αξιωματικό  δηλ.  από  Αστυνομικό  Διευθυντή  της  Αστυνομικής  Δ/νσης  Ηρακλείου (Αγίου Αρτεμίου 1, Νέα Αλικαρνασσός,  Ηρακλείου ΤΚ 71601).

Δεν μπορούν να θεωρηθούν από ΚΕΠ, ή άλλες δημόσιες αρχές.

Στρατιωτικά έγγραφα

Επισηµειώνονται από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση ή επικύρωση από τους ∆ιοικητές ή Ελεγκτές των αντίστοιχων υπηρεσιών του στρατού.

Εφοριακά έγγραφα

Επισηµειώνονται, εφόσον είναι τα πρωτότυπα ή φέρουν θεώρηση από την αρµόδια ∆ΟΥ. Τα δεδοµένα των ηλεκτρονικών υποβαλλόµενων εγγράφων Ε1, Ε2, Ε3, Ε5, Ε9, θα πρέπει να αναγράφονται σε υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερόµενου, όπου θα βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής του, προκειµένου να επισηµειωθούν (άρθρο 8, Ν.1599/1986, ΦΕΚ Α΄, 75/1986).Τα έγγραφα που χορηγούνται ηλεκτρονικά στους ενδιαφερόµενους µέσω του συστήµατος TAXISNET και των οποίων η έκδοση προβλέπεται στις ειδικές διατάξεις (όπως πχ. οι πράξεις διοικητικού ή διορθωτικού προσδιορισµού φόρου εισοδήµατος (το εκκαθαριστικό εφορίας) θα επικυρώνονται από τις αρµόδιες ∆ΟΥ µε την σφραγίδα ‘ακριβές αντίγραφο’ και στη συνέχεια θα προσκοµίζονται από τους ενδιαφερόµενους.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να δηλώνουν στις οικονομικές υπηρεσίες ότι χρειάζονται τα έγγραφα για χρήση στο εξωτερικό και ότι θα επισημειωθούν με την Apostille, γιατί υπάρχουν εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι σε κάθε Δ.Ο.Υ. που έχουν δικαίωμα να υπογράφουν αυτά τα έγγραφα.

Εκπαιδευτικά έγγραφα

Έγγραφα Α/Βαθμιας και Β/Βαθμιας Εκπαίδευσης: π.χ. αποδεικτικά απολύσεως, έλεγχοι προόδου, βεβαιώσεις (είτε τα πρωτότυπα είτε αντίγραφα από τον Διευθυντή του οικείου σχολείου) πρέπει να θεωρούνται από τον Προϊστάμενο ή τον αναπληρωτή του γραφείου Πρωτοβάθμιας ή Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης που ελέγχει τη μονάδα (γνήσιο υπογραφής του Διευθυντή)

Έγγραφα αμιγών ελληνικών σχολείων του εξωτερικού: Γίνονται αποδεκτά χωρίς θεώρηση Αpostille καθόσον θεωρούνται ελληνικά δηµόσια έγγραφα και υπόκεινται στις διατάξεις του Ελληνικού ∆ικαίου.

Έγγραφα δηµοσίων ΙΕΚ: Επισηµειώνονται, εφόσον είναι επικυρωμένα από τους ∆/ντες ή αναπληρωτές ∆/ντες ή από τους υπαλλήλους της Γραμματείας που έχουν δικαίωµα επικύρωσης.

Έγγραφα των ΕΠΑΣ και των Κ.Ε.Κ. του Ο.Α.Ε.Δ.: Eπικυρώνονται από τους Διευθυντές ή αναπληρωτές Διευθυντές των κατά τόπους εκπαιδευτικών μονάδων αυτών.

Έγγραφα Πανεπιστημίων, ΤΕΙ καθώς και ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΜΕΣΟΓΕΙΑΚΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ : Επισηµειώνονται, εφόσον είναι επικυρωµένα από τις αντίστοιχες ∆ιευθύνσεις, τους Προϊσταµένους ή αναπληρωτές των Τµηµάτων ή τους υπαλλήλους Γραµµατείας που έχουν δικαίωµα επικύρωσης.

Έγγραφα Κρατικών ή Ιδιωτικών σχολών µουσικής, χορού και θεάτρου: Επισηµειώνονται, εφόσον φέρουν θεώρηση από το Υπουργείο Πολιτισµού Παιδείας και Θρησκευµάτων.

Έγγραφα ΟΑΕΔ: Επισηµειώνονται, εφόσον είναι επικυρωµένα από τους ∆ιευθυντές ή αναπληρωτές ∆ιευθυντές των κατά τόπους εκπαιδευτικών µονάδων αυτών ή φέρουν θεώρηση από κεντρικό τοµέα του ΟΑΕ∆.

 Έγγραφα ΔΟΑΤΑΠ: Επισηµειώνονται, εφόσον φέρουν υπογραφές υπαλλήλων οι οποίοι έχουν στείλει δείγµα της υπογραφής τους στην αρµόδια υπηρεσία της Αποκεντρωμένης Διοίκησης. Τα έγγραφα του τέως ΔΙ.Κ.Α.Τ.Σ.Α. δεν eπισημειώνονται, θα πρέπει να χορηγηθούν εκ νέου αντίγραφα από τον Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π.

Έγγραφα δημοσίων φορέων υγείας

Έγγραφα από πανεπιστηµιακά, δηµόσια και στρατιωτικά νοσοκοµεία: Επισηµειώνονται, εφόσον φέρουν βεβαίωση του γνησίου υπογραφής των γιατρών που τα έχουν υπογράψει, από εξουσιοδοτηµένο διοικητικό υπάλληλο του νοσοκοµείου ή του δηµόσιου φορέα υγείας, που έχει τον διοικητικό έλεγχο.

 Έγγραφα Ε.Φ.Κ.Α, Π.Ε.∆.Υ. και Ε.Ο.Π.Υ.Υ.: Επισηµειώνονται, εφόσον έχουν εκδοθεί ή επικυρωθεί ως ακριβή αντίγραφα από τον αρµόδιο υπάλληλο της κεντρικής υπηρεσίας ή του τοπικού υποκαταστήµατος. Για έγγραφα τα οποία διακινούνται µε συγκεκριμένη µορφή διευρωπαϊκώς, δεν χρειάζεται περαιτέρω επικύρωση.  

Αν για οποιοδήποτε λόγο που σχετίζεται με την υπηρεσία δεν μπορούν να θεωρηθούν τέτοιου είδους έγγραφα με την παραπάνω διαδικασία θα πρέπει να φέρουν θεώρηση από την αρμόδια Υγειονομική Περιφέρεια ή το Υπουργείο  Υγείας.

Έγγραφα εκκλησιαστικά

Επισηµειώνονται, εφόσον φέρουν θεώρηση από την οικεία Μητρόπολη και όχι μόνον από τους ενοριακούς ναούς. Για τα λοιπά δόγματα ή δοξασίες που είναι αναγνωρισμένα από το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων ισχύει η διαδικασία που ακολουθείται για τα Ν.Π.Δ.Δ. (υπ ΄αριθμ. 107/28-3-2012 έγγραφο του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων).

Τα έγγραφα που αφορούν τα Πατριαρχεία δεν μπορούν να επισημειωθούν από την Υπηρεσία μας. 

Τα έγγραφα που προέρχονται από τα Πατριαρχεία π.χ. Κωνσταντινουπόλεως, Αλεξανδρείας κτλ. δεν μπορούν να επισημειωθούν από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση.

ΦΕΚ

Πρέπει πρώτα να θεωρηθούν ως ακριβή αντίγραφα από τη Διεύθυνση Πωλήσεως Εθνικού Τυπογραφείου του Υπουργείου Εσωτερικών (Καποδιστρίου 34, αριθμοί τηλεφώνου: (210) 5279178-179. Ιστοσελίδα: www.et.gr). Φ.Ε.Κ. τυπωμένα από το Διαδίκτυο, χωρίς πρωτότυπη υπογραφή δεν μπορούν να επισημειωθούν.

Έγγραφα δικαστικά

Έγγραφα του Υπουργείου ∆ικαιοσύνης, ∆ιαφάνειας και Ανθρωπίνων ∆ικαιωµάτων:

Αντίγραφα Ποινικού Μητρώου για Έλληνες που έχουν γεννηθεί στο εξωτερικό ή αλλοδαπούς, επισηµειώνονται από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον δεν είναι παλαιότερα των 3 μηνών.

Θα πρέπει να φέρουν πρωτότυπη υπογραφή από το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου και όχι μόνον τον αριθμό του Εθνικού Ποινικού Μητρώου. Σχετική ιστοσελίδα: http://www.ncris.gov.gr/portal/page/portal/epm 

Για τους έχοντες γεννηθεί στην Ελλάδα η Επισημείωση δίδεται από τα Πρωτοδικεία ανά χωρική αρμοδιότητα.

 

Έγγραφα που εκδίδονται από το Πρωτοδικείο, το Ειρηνοδικείο, το Πταισµατοδικείο και τον Άρειο Πάγο:

Επισηµειώνονται από τα Πρωτοδικεία (ΥΠΕΣ 5325/2-2-2011).

 

Ποινικά Μητρώα, Έγγραφα συμβολαιογραφικά, Έγγραφα υποθηκοφυλακείου και Έγγραφα δικαστικών επιµελητών Πρωτοδικείου επικυρωµένα από τον Πρόεδρο επιµελητών:

Επισηµειώνονται από τα Πρωτοδικεία των νοµών όπου έχουν εκδοθεί.

 

Έγγραφα από το ∆ιοικητικό Πρωτοδικείο, το ∆ιοικητικό Εφετείο από το Συμβούλιο της Επικρατείας:

Επισηµειώνονται από το ∆ιοικητικό Πρωτοδικείο. Σε κάθε δικαστικής φύσης δηµόσιο έγγραφο, επιβάλλεται τέλος ύψους δέκα (10) ευρώ, για την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille), (ΦΕΚ 1399/Β’/7-6-2013).

Έγγραφα φορέων που εποπτεύονται από υπουργεία

Ν.Π.Δ.Δ. : Επισηµειώνονται χωρίς περαιτέρω επικύρωση ή θεώρηση.

Ν.Π.Ι.Δ. : Επισηµειώνονται εφόσον φέρουν θεώρηση του εποπτεύοντος Υπουργείου ή εκτός αν ο νόµος ορίζει διαφορετικά (πχ. ΟΒΙ.)

Έγγραφα Πρεσβειών,  Προξενείων και Ξένων Διπλωματικών Αρχών

Έγγραφα που εκδίδονται από Πρεσβείες ή Προξενεία και πρέπει να χρησιμοποιηθούν στην Ελλάδα καθώς και τα διπλωματικά διαβατήρια επικυρώνονται από το Τμήμα Επικυρώσεων του Υπουργείου Εξωτερικών (οδός Αρίωνος 10,  Μοναστηράκι, τηλ. 210-3285755-57, φαξ 210-3285779).

 

Τα έγγραφα που εκδίδονται από διπλωµατικούς ή προξενικούς πράκτορες των Κρατών-µελών της Σύµβασης του Συµβουλίου της Ευρώπης (Λονδίνο, 7-6-1968) η οποία κυρώθηκε από τη χώρα µας µε το Ν. 844/1978, τα οποία διακινούνται μεταξύ των Κρατών-µελών χωρίς περαιτέρω επικύρωση.

Τα Κράτη-µέλη είναι: ΑΥΣΤΡΙΑ, ΚΥΠΡΟΣ, ΤΣΕΧΙΑ, ΓΑΛΛΙΑ, ΓΕΡΜΑΝΙΑ, ΙΡΛΑΝ∆ΙΑ, ΙΤΑΛΙΑ, ΛΙΧΤΕΝΣΤΑΙΝ, ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ, ΙΣΠΑΝΙΑ, ΟΛΛΑΝ∆ΙΑ, ΝΟΡΒΗΓΙΑ, ΠΟΛΩΝΙΑ, ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ, ΜΟΛ∆ΑΒΙΑ, ΣΟΥΗ∆ΙΑ, ΕΛΒΕΤΙΑ, ΤΟΥΡΚΙΑ, ΗΝΩΜΕΝΟ ΒΑΣΙΛΕΙΟ, ΕΣΘΟΝΙΑ, ΡΟΥΜΑΝΙΑ.

Δείτε εδώ περισσότερες πληροφορίες για το Τμήμα Επικυρώσεων του Υπουργείου Εσωτερικών.

Έγγραφα καταχωρημένα σε δημόσια υπηρεσία

Αντίγραφα πρακτικών ∆Σ : Επισηµειώνονται εφόσον δοθεί βεβαίωση καταχώρησης ή εκδοθεί ακριβές αντίγραφο από την υπηρεσία στην οποία έχει καταχωρηθεί.

Πιστοποιητικά, Βεβαιώσεις, Αποσπάσµατα, καταχωρηµένα στο Γενικό Εµπορικό µητρώο (Γ.Ε.ΜΗ) : Τα πιστοποιητικά-βεβαιώσεις και αποσπάσµατα χορηγούνται από το Γ.Ε.ΜΗ, αποκλειστικά µε ηλεκτρονικό τρόπο και φέρουν ψηφιακή υπογραφή (ΠΠ1). Συνεπώς, προκειμένου να επισημειωθούν τα πιστοποιητικά, τα αντίγραφα και εν γένει όλα τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα από το Γενικό Εμπορικό Μητρώο θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να επισκέπτονται τον ιστότοπο http://www.businessportal.gr/ προτού προσέλθουν στην Υπηρεσία μας για Apostille και να ακολουθήσουν τις οδηγίες και τα συγκεκριμένα βήματα ανά περίπτωση εγγράφου (υπ΄αριθμ. 9643/19-3-2015, 10508/27-3-2015 και 14170/27-4-2015 έγγραφα του ΥΠ.ΕΣ.).

Έγγραφα που δεν φέρουν την ψηφιακή υπογραφή από τον υπάλληλο που είναι εντεταλμένος να υπογράφει τα έγγραφα που προορίζονται για χρήση το εξωτερικό, αριθμό πρωτοκόλλου και αναφορά στον αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. δεν είναι δυνατόν να επισημειωθούν με την σφραγίδα της Χάγης.

Ιδιωτικά έγγραφα

Σε ότι αφορά τα ιδιωτικής φύσεως έγγραφα (τα οποία εμπίπτουν στις κατηγορίες αυτών που άπτονται στην αρμοδιότητα της Υπηρεσίας μας) πρέπει να έχει θεωρηθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο από δημόσια διοικητική αρχή, την Ελληνική Αστυνομία ή τα Κέντρα Εξυπηρετήσεως Πολιτών από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο (Ν.2690/Φ.Ε.Κ.45/τ.Α΄/09-3-2014 και Ν. 3345/Φ.Ε.Κ. 138/τ.Α΄/16-6-2005).

Ιδιωτικά συμφωνητικά

Επισηµειώνονται από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον έχουν κατατεθεί στην ∆ΟΥ, η οποία και εκδίδει µια βεβαίωσης κατάθεσης, σύµφωνα µε το άρθρο 8 παρ.16 του Ν.1882/23-4-1990, ΦΕΚ 43/Α’ και µε τις Αποφάσεις του ΦΕΚ 951/21-7-2000.

Εξαιρούνται τα έγγραφα χρηματιστηριακών επιχειρήσεων και των συμφωνητικών, τα οποία αναφέρονται στο άρθρο 27 παρ.6 του Ν.2682/8-2- 1999, ΦΕΚ 16/Α’, τα οποία προκειµένου να επισηµειωθούν θα πρέπει να βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής των άρθρων 11 και 3 του Ν.2690/1999.

Έγγραφα εταιρειών

Έγγραφα Εταιρειών του εσωτερικού

Επισηµειώνονται από την ΑΔΚ εφόσον είναι πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα της υπηρεσίας όπου είναι καταχωρημένες οι εταιρείες(Επιμελητήρια), οι οποίες βάση των νομιμοποιητικών στοιχείων των εταιρειών χορηγούν θεώρηση του γνησίου υπογραφής και βεβαίωση της ιδιότητάς τους (ΥΠΕΣ 3586/19-1-2010, 58545,58171/24-1-2008).

Θεωρήσεις υπογραφών ή αντίγραφα από δικηγόρο δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτές για τις ανάγκες του Apostille, καίτοι έχει προηγηθεί θεώρηση του γνησίου υπογραφής από τον Δικηγορικό Σύλλογο. Όταν τα ιδιωτικά έγγραφα έχουν κατατεθεί σε δημόσια υπηρεσία πρέπει αποκλειστικά και μόνο από αυτήν την υπηρεσία να δοθεί βεβαίωση καταχώρησης ή να εκδοθεί ακριβές φωτοαντίγραφο εκ του καταχωρηθέντος ιδιωτικού εγγράφου. Για δικαιοπραξίες που απαιτείται ο συμβολαιογραφικός τύπος (αγοραπωλησία, μεταβίβαση μετοχών, διαθήκη κτλ) η πληρεξουσιότητα δίδεται με συμβολαιογραφικού τύπου πληρεξούσιο (Apostille από τα δικαστήρια).

Έγγραφα Εταιρειών του εξωτερικού

Σε έγγραφα εταιρειών µε έδρα στο εξωτερικό, ΔΕΝ χορηγείται η σφραγίδα της Χάγης από ελληνικές διοικητικές αρχές, καθόσον τα νομιμοποιητικά τους στοιχεία δεν είναι δυνατόν να ελεγχθούν από αυτές (αρ. 11 σε συνδυασµό µε τις διατάξεις του άρ. 3 παρ. 4 του ν.2690/1999).

Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να απευθύνονται σε συμβολαιογράφο οπότε και να επισηµειώνονται ως δικαστικής φύσεως έγγραφα από το οικείο Πρωτοδικείο ή από τις ελληνικές προξενικές αρχές της οικείας χώρας (ΥΠΕΣ 49413/13-12-13).

Επίσης, η Apostille μπορεί να χορηγηθεί σε υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερομένου η οποία θα αναφέρεται στο συγκεκριμένο ιδιωτικό εταιρικό έγγραφο, το οποίο θα προσκομισθεί στη χώρα που έχει έδρα η εταιρεία (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. 17783/23-03-2009).  Την υπεύθυνη δήλωση θα πρέπει να υπογράφουν οι ενδιαφερόμενοι χωρίς την επίθεση σφραγίδας της εταιρείας τους, ως φυσικά πρόσωπα (ΧΩΡΙΣ αναφορά στην ιδιότητά τους ως εκπροσώπων της εταιρείας.  Άλλως, δεν μπορεί να χορηγηθεί η σφραγίδα Χάγης στην υπεύθυνη δήλωση.) 

Εάν το έγγραφο είναι ξενόγλωσσο μπορεί να ζητηθεί από την υπηρεσία, η προσκόμιση μετάφρασής του από το Υπουργείο Εξωτερικών ή από δικηγόρο (ΥΠΕΣ 58545,58171/24-1-2008).

Έγγραφα εταιρειών από το Γ.Ε.ΜΗ (ΓΕΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΜΗΤΡΩΟ)

Επισηµειώνονται από την ΑΔΚ (βλ. Ενότητα ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΜΕΝΑ ΣΕ ΔΗΜΟΣΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ)

Έγγραφα ιδιωτικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων

Έγγραφα ιδιωτικών ΙΕΚ και λοιπών Εκπαιδευτικών Ιδρυµάτων (πχ. Κολέγια).

Επισηµειώνονται από την ΑΔΚ εφόσον έχουν εκδοθεί επικυρωμένα φωτοαντίγραφα από το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων στην Αθήνα.

 

Έγγραφα ιδιωτικών νοσηλευτικών ιδρυμάτων

Έγγραφα ιδιωτικών κλινικών και ιδιωτών ιατρών (π.χ. ιατρικές γνωματεύσεις, βεβαιώσεις κ.α) : Πρέπει να φέρουν θεώρηση γνησίου υπογραφής του γιατρού που τα έχει υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του αντίστοιχου ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΣΥΛΛΟΓΟΥ (Προσοχή:  ο Ιατρικός Σύλλογος θα πρέπει να βεβαιώνει το γνήσιο υπογραφής του γιατρού, ΟΧΙ ότι ο γιατρός είναι μέλος του.).

Σε έγγραφα από ιδιώτη γιατρό ακολουθείται επίσης η ανωτέρω διαδικασία όπως και για τα έγγραφα ιδιωτικών νοσοκομείων.

 

Έγγραφα ιδιωτών δικαστικών επιμελητών (Οι οποίοι δεν ανήκουν στο Πρωτοδικείο)

Επισηµειώνονται από την ΑΔΚ εφόσον φέρουν θεώρηση από τον πρόεδρο του Συλλόγου Δικαστικών Επιμελητών.

Ξενόγλωσσα έγγραφα

Για να γίνει αποδεκτό ένα αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο από ελληνικές δημόσιες υπηρεσίες απαιτείται προηγουμένως η νόμιμη κατά περίπτωση επικύρωσή του.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Η επισημείωση/επικύρωση προηγείται της επίσημης μετάφρασης!

Όταν πρόκειται για μετάφραση ήδη επισημειωθέντος εγγράφου με Apostille, η επισημείωση της μετάφρασης δεν προσθέτει επιπλέον αποδεικτική αξία σ’ αυτό. Άλλωστε, η επισημείωση σε μετάφραση θα βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής του μεταφραστή και την ιδιότητα με την οποία ενήργησε και όχι τη γνησιότητα της υπογραφής και  την ιδιότητα του υπογράφοντος στο έγγραφο το οποίο μεταφράστηκε (υπ’ αριθμόν οίκ. 36718/13-9-2013 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών).

Τα αλλοδαπά δηµόσια έγγραφα, εφόσον έχουν εκδοθεί από Αρχή συμβαλλόμενης χώρας στη Σύµβαση της Χάγης του 1961, σύµφωνα µε την υφιστάµενη συµβατική υποχρέωση πρέπει να φέρει την επισηµείωση Apostille.
 
Τα αλλοδαπά συµβολαιογραφικά πληρεξούσια έγγραφα γίνονται δεκτά εφόσον φέρουν την επισηµείωση Apostille, όταν η χώρα προέλευσής τους είναι µέλος της Σύµβασης της σφραγίδας της Χάγης, ή στην αντίθετη περίπτωση θα πρέπει να φέρουν τη θεώρηση του Έλληνα Πρόξενου (∆ΙΣΚΠΟ /Φ.18/25014 (ΠΕ)/11-2-2013 , Α∆Α: ΒΕ∆ΓΧ-ΙΟΨ).
 
Τα αλλοδαπά έγγραφα μεταφράζονται ΜΟΝΟ αν είναι επισηµειωµένα από τη χώρα προέλευσής τους ή φέρουν επικύρωση από την ελληνική προξενική αρχή της χώρας αυτής).

Επίσημη μετάφραση γίνεται από:

1. Μεταφραστική υπηρεσία Υπουργείου Εξωτερικών
2. Δικηγόρο που βεβαιώνει ότι πρόκειται για μετάφραση του συγκεκριμένου εγγράφου. Η βεβαίωση θα πρέπει να είναι επί του εγγράφου ή της μετάφρασης.
3. Πτυχιούχος του μεταφραστικού Τμήματος του Ιονίου Πανεπιστημίου (Γνωµοδότηση του Νοµικού Συµβουλίου του Κράτους 495/2004).
4. Ορκωτούς Μεταφραστές του ΥΠΕΞ
5. Πρεσβείες και Προξενεία

ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε κάθε περίπτωση, η χώρα υποδοχής του εγγράφου είναι αυτή που καθορίζει τον τύπο των μεταφράσεων που γίνονται αποδεκτές αναλόγως από πού αυτές προέρχονται (επίσημες μεταφραστικές αρχές, δικηγόροι, ορκωτοί μεταφραστές, προξενεία, ινστιτούτα κτλ).

Αρμόδιες Υπηρεσίες για την χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης Ανά Περιφερειακή Ενότητα στην ΑΔΚ